Prestar contas de um projeto

A Prestação de contas fica no fim da página de cada projeto. Ela responde, para um período que você escolhe: quantas pessoas receberam ajuda, quanto dinheiro e quais itens do estoque saíram, e como andaram os pedidos. Os números chegam somados, sem o nome de quem recebeu. Por isso ela serve para mostrar à liderança, ao conselho ou a quem financia o projeto.

Antes de começar

• Você precisa da permissão de consultar em Assistência social e missões. De fábrica, o Administrador da igreja, o Pastor ou liderança, a Tesouraria e o Auditor a têm.
• Os números vêm das entregas já registradas. Um projeto sem nenhuma entrega mostra tudo zerado. Veja Registrar a entrega de um atendimento.

1. Abra o projeto

Clique em Assistência, depois em Projetos, e clique no projeto. A prestação é o cartão que vem depois dos dados do projeto.

2. Escolha o período

Os campos De e Até escolhem o período. Os dois são opcionais: em branco, a prestação soma o projeto inteiro, desde o primeiro pedido. Preencha só um para abrir o período de um lado.

Se o fim vier antes do início, o campo Até avisa: “O fim vem antes do início.” e os números não mudam até você corrigir.

O aviso azul do cartão resume o que ele mostra: “Números do período, sem nome de quem recebeu. O valor vem das despesas vinculadas às entregas (as estornadas ficam de fora); os itens, das saídas de estoque.”

3. Leia os números

O cartão tem dois totais em destaque e três listas.

• Beneficiários atendidos — quantas pessoas diferentes receberam uma entrega no período. Quem recebeu duas entregas conta uma vez.
• Valor entregue — a soma das despesas ligadas às entregas por valor. Se não houve nenhuma, diz “Nenhum”. Quando o projeto entregou em mais de uma moeda, os totais aparecem lado a lado, um por moeda.
• Atendimentos por situação — quantos pedidos há em cada situação: Solicitado, Em triagem, Aprovado, Entregue, Recusado e Cancelado. Sem nenhum, diz “Nenhum pedido no período”.
• Entregas por tipo — quantas entregas houve de cada tipo de pedido, como Cesta básica, Serviço e Valor. Sem nenhuma, diz “Nenhuma entrega no período”.
• Itens entregues do estoque — cada item que saiu do estoque, com a quantidade e a unidade de medida. Sem nenhum, diz “Nenhum item entregue no período”.

Qual data vale para cada número

O período não é medido com a mesma data em todo o cartão:

• Atendimentos por situação usa a data em que o pedido foi solicitado. Mostra a situação de hoje dos pedidos feitos no período, inclusive os que ainda estão andando.
• Beneficiários atendidos, Valor entregue, Entregas por tipo e Itens entregues usam a data da entrega. Só contam o que já foi entregue.

Por isso um pedido feito em março e entregue em abril entra em março na lista de situações e em abril nas entregas.

Entrega com despesa estornada

Se a tesouraria estornou a despesa de uma entrega por valor depois de ela ter sido feita, o dinheiro não saiu de fato. A prestação deixa esse valor fora do total e acrescenta um aviso âmbar: “1 entrega em valor teve a despesa estornada depois da entrega. Esse valor não entra no total acima.” Com mais de uma, o aviso diz “2 entregas em valor tiveram a despesa estornada…”.

A entrega continua contando em Beneficiários atendidos, Atendimentos por situação e Entregas por tipo: a pessoa recebeu o atendimento, só o valor foi desfeito.

O que acontece depois

A prestação não grava nada e não envia nada: ela só lê. Cada vez que você abre o projeto ou muda o período, os números são calculados de novo a partir dos atendimentos.

Problemas comuns

O cartão mostra tudo zerado. O período não tem entregas, ou o projeto ainda não entregou nada. Apague as datas para ver o projeto inteiro.

O valor entregue está menor do que a soma dos meus pedidos. Só entram as despesas das entregas já feitas e não estornadas. Pedidos aprovados que ainda não foram entregues não contam.

Preciso saber quem recebeu. A prestação nunca mostra nomes. Em Assistência > Atendimentos, clique em Entregue, na linha Situação: a fila lista os atendimentos entregues, com o beneficiário de cada um. Veja Entender o caminho de um atendimento social.

Não vejo o cartão de prestação. Ele aparece só na página de um projeto, e exige a permissão de consultar na assistência.