Registrar uma entrada ou saída de estoque

Registre cada vez que um material entra na igreja, sai dela ou muda de local. A cada movimento o sistema recalcula o saldo do item no local, e o saldo nunca fica negativo: a saída acima do que há no local é recusada. Para entender por que, veja como o saldo do estoque é protegido.

Antes de começar

• Você precisa da permissão de criar em Recursos. De fábrica, ela é dos papéis Administrador da igreja e Tesouraria. Quem só consulta vê o botão Registrar movimento apagado, com o aviso “Seu perfil não pode cadastrar nem movimentar recursos.”
• O item e ao menos um local precisam estar cadastrados e ativos: veja cadastrar um local e um item de estoque.
• Ajuste e inventário, que corrigem o saldo sem entrada nem saída de verdade, são outra coisa: veja corrigir o saldo com ajuste ou inventário.

1. Abra o item

Clique em Recursos, em Estoque e, na lista de itens, no item que movimenta. Na página dele, o Saldo total e o Saldo por local mostram o ponto de partida.

Clique em Registrar movimento. A janela abre com a descrição “Item: {nome}. O saldo de cada local é recalculado pelo sistema.”

2. Escolha o tipo, o local e a quantidade

O seletor Tipo oferece seis opções. Neste artigo: Entrada, Saída, Doação recebida e Transferência.

• Local — escolha onde o material entra ou de onde sai. Os locais que já têm saldo do item mostram o saldo na própria opção, por exemplo Almoxarifado (saldo 15 un). Locais desativados não aparecem.
• Quantidade — obrigatória, maior que zero, e com a unidade de medida do item ao lado. Use vírgula nas frações: 2,5. O ponto só vale como separador de milhar (1.234,5), e a quantidade aceita até 3 casas depois da vírgula.
• Data — opcional. Em branco, vale hoje.

Entrada

Soma a quantidade ao saldo do local. Use para compra ou reposição.

Doação recebida

Também soma ao saldo do local. A diferença para a entrada está no registro: o histórico do item mostra Doação recebida em vez de Entrada, o que permite separar o que foi comprado do que foi dado.

Saída

Subtrai a quantidade do saldo do local. Dois campos são opcionais:

• Turma — “Opcional. Marque quando a saída é material de curso.” A lista mostra cada turma como nome · curso, e a opção inicial é Nenhuma (uso geral). O campo só aparece para quem pode consultar o Ensino.
• Quem retirou — digite ao menos 3 letras do nome e escolha a pessoa.

A saída é a única que aceita turma. Se a quantidade for maior que o saldo do local escolhido, o sistema recusa: “O saldo deste local não cobre essa quantidade. Confira o saldo e tente de novo.” Veja o estoque recusa a saída.

Transferência

Move a quantidade de um local para outro, sem mudar o total do item. Escolha o Local de origem, o Local de destino e a Quantidade.

O destino precisa ser outro local: “O destino precisa ser outro local.” Como na saída, a origem precisa ter a quantidade.

Clique em Registrar.

O que acontece depois

A janela fecha, a página do item mostra o aviso verde Movimento registrado. e o Saldo por local e o Saldo total já refletem a quantidade. Se o saldo total ficar abaixo do Estoque mínimo, a página marca Abaixo do mínimo, e a lista de itens mostra o selo Repor.

O cartão Movimentos ganha uma linha por movimento, com o tipo e o local, a data, quem registrou e a quantidade, com sinal: +N para o que entra e −N para o que sai. A transferência gera duas linhas, uma negativa no local de origem e uma positiva no de destino. Quando a saída aponta uma turma, a linha traz Turma: {nome}.

Movimento não se apaga nem se edita. Se você registrou algo errado, a correção é um novo movimento: se foi uma entrada a mais, um Ajuste que retira do saldo, com motivo, que pede a permissão de aprovar Recursos.

O estoque não reserva material para ninguém nem gera lançamento no Financeiro: o saldo é só a contagem do que há em cada local.

Problemas comuns

“O saldo deste local não cobre essa quantidade. Confira o saldo e tente de novo.” A saída ou a transferência pede mais do que o local tem. Olhe o saldo na opção do Local e ajuste a quantidade, ou escolha outro local.

“Informe uma quantidade como 1.234,5 (até 3 casas depois da vírgula).” A quantidade foi digitada com ponto decimal ou com mais de 3 casas. Use vírgula nas frações.

Digitei 2.500 e o saldo foi para dois mil e quinhentos. O ponto separa milhares, e não casas decimais: 2.500 é duas mil e quinhentas unidades. Para duas unidades e meia, digite 2,5. Confira a quantidade antes de clicar em Registrar.

“A quantidade precisa ser maior que zero.” Zero e valores negativos não são aceitos em entrada, saída, doação e transferência.

“Nenhum local ativo. Cadastre um local na aba Locais do estoque antes de registrar movimentos.” O botão Registrar fica apagado até existir um local ativo.

“Este registro não está na situação que a ação exige. Atualize a página e confira.” O item ou o local está desativado. Item e local inativos não recebem movimento.

Não vejo o campo Turma. Ele aparece só na saída e só para quem pode consultar o Ensino.