Solicitar uma despesa

Solicitar uma despesa é pedir autorização antes de gastar. A tela diz: “Toda despesa é pedida, aprovada pela alçada da igreja e só então efetivada em conta a pagar.” Quem decide, e em quantos níveis, depende do valor.

Pedir não cria título, não lança nada na contabilidade e não muda saldo. O dinheiro só entra na contabilidade quando a despesa aprovada é efetivada em conta a pagar.

Antes de começar

Você precisa da ação criar em Solicitação de despesa. De fábrica, têm Administrador da igreja, Secretaria, Tesouraria, Pastor ou liderança, Líder de ministério e Coordenação de ensino. Sem ela, o botão Nova solicitação aparece desabilitado: “Seu perfil não pode pedir despesas.”

Para ver as suas solicitações, a ação é consultar em Solicitação de despesa. O item Financeiro do menu lateral aparece para quem tem essa ação ou a de consultar Tesouraria.

1. Abra as solicitações de despesa

Clique em Financeiro, no menu lateral, e depois em Solicitações de despesa.

O seletor Visão mostra só as opções que o seu perfil permite:

• Minhas — o que você pediu. Exige consultar em Solicitação de despesa.
• Aguardando minha decisão — o que você pode aprovar agora. Exige a permissão de aprovar despesa.
• Todas — as da igreja inteira. Exige consultar em Tesouraria.

O filtro Situação tem Todas, Em aprovação, Aprovadas, Efetivadas, Recusadas e Canceladas. Cada linha mostra a descrição, quem pediu (e o favorecido, quando há), a etapa (nível 1 de 2, ou fluxo simplificado), o valor estimado e a situação.

Sem solicitações, a lista diz “Você ainda não pediu nenhuma despesa”, “Nada espera a sua decisão agora” ou “Nenhuma solicitação de despesa na igreja”, conforme a visão. Com um filtro de Situação que não encontra nada, diz “Nenhuma solicitação com esse filtro”.

2. Clique em Nova solicitação

O painel Nova solicitação de despesa abre com a descrição “Peça a autorização antes de gastar. Quem decide e em quantos níveis depende do valor, conforme as regras de alçada da igreja.”

• Descrição — obrigatória, de 2 a 300 caracteres. Diga o que vai ser comprado ou contratado.
• Justificativa — opcional, até 1.000 caracteres. A tela diz: “Ajuda quem vai decidir.”
• Valor estimado — obrigatório. Use vírgula nos centavos: 1.234,56. Esse valor escolhe a regra de alçada e vira o teto de quanto pode ser efetivado.
• Fundo — opcional. Só aparece para quem tem a ação consultar em Tesouraria. A tela diz: “Fundo com finalidade própria só paga o que o saldo dele cobre.”
• É reembolso para mim (já paguei com meu dinheiro) — marque quando você já pagou e quer receber de volta. O favorecido passa a ser você, e o pedido não tem fornecedor. Seu usuário precisa estar ligado a um cadastro de pessoa; se não estiver, o sistema recusa com “Seu usuário não está ligado a um cadastro de pessoa.”

O painel não tem campo de fornecedor nem de unidade. Quem efetiva a despesa escolhe o fornecedor depois, quando o pedido não é de reembolso.

Clique em Enviar solicitação.

3. Acompanhe a solicitação

Ao enviar, a tela abre a solicitação.

• O cabeçalho diz Pedida por · data e hora e traz a situação: Em aprovação, Aprovada, Recusada, Efetivada ou Cancelada.
• Os dados da despesa: Valor estimado, Favorecido, Fundo, Unidade, Justificativa.
• O cartão Aprovação diz Níveis exigidos (1 nível, 2 níveis), quantos já foram aprovados, Quem decide e a Etapa (nível 1 de 2).
• O cartão Decisões lista quem aprovou ou recusou, em que nível, com o motivo e a data. Enquanto ninguém decide, diz “Nenhuma decisão ainda”.

Como a alçada é escolhida

A regra de alçada é escolhida na hora do pedido, pelo valor estimado e pelo fundo, e fica gravada na solicitação. Mudar as regras depois não muda os pedidos que já existem. As regras ficam em Configurar as regras de alçada:

• Quando mais de uma regra serve para a despesa, vale a que exige mais níveis.
• Sem regra que sirva, a despesa tem um nível de aprovação, por qualquer pessoa com permissão de aprovar despesa.
• Uma regra de zero nível é o fluxo simplificado: a despesa nasce Aprovada, sem decisão de ninguém, e a auditoria registra. A página mostra “Pelo valor, as regras de alçada dispensam aprovação: a despesa nasceu aprovada, e a auditoria registra.”

Quem pediu nunca aprova o próprio pedido. Nos pedidos de mais de um nível, a mesma pessoa não decide dois níveis.

Cancelar uma solicitação

Enquanto a solicitação está Em aprovação ou Aprovada, o botão Cancelar solicitação encerra o pedido. Só quem pediu, ou quem tem a ação editar em Tesouraria, pode cancelar; para os outros o botão fica desabilitado, com a dica “Só quem pediu, ou quem edita o financeiro, cancela a solicitação.”

O diálogo Cancelar esta solicitação? diz: “A solicitação é encerrada e não poderá mais ser aprovada nem efetivada. Para pedir de novo, crie outra.” Escreva o motivo (5 caracteres ou mais) e clique em Cancelar solicitação. O motivo aparece na página, em Motivo do cancelamento.

O que acontece depois

• Se a regra exige aprovação, a solicitação fica Em aprovação e aparece em Aguardando minha decisão para quem pode decidir. Siga em Aprovar ou recusar uma despesa.
• Se a regra é de zero nível, a solicitação já está Aprovada e pode ser efetivada.
• Uma solicitação não se edita. Para mudar valor ou descrição, cancele e peça de novo.

Problemas comuns

Não consigo pedir: o botão Nova solicitação está desabilitado. Falta a ação criar em Solicitação de despesa.

Não vejo a visão Todas. Ela exige consultar em Tesouraria. Quem só pede despesa vê Minhas.

Não vejo o campo Fundo. Ele só aparece para quem tem consultar em Tesouraria.

Marquei reembolso e a tela recusou. Seu usuário não está ligado a um cadastro de pessoa. Peça à secretaria que ligue o seu acesso ao seu cadastro.

Não sei quem vai aprovar. Olhe o cartão Aprovação da solicitação, em Quem decide, ou as regras de alçada: qualquer pessoa com permissão de consultar solicitações de despesa pode lê-las.