Atender os pedidos dos membros

Os pedidos que o membro abre no Meu espaço (corrigir dados, declaração, membresia, batismo, transferência de saída, outro assunto) chegam a Secretaria → Solicitações. A tela diz: “Pedidos que os membros abrem no portal. Cada um precisa de uma resposta.” O membro acompanha a situação e lê a sua resposta no portal; ver pedir algo à secretaria.

Antes de começar

• Ver a fila exige a permissão de consultar em Secretaria. Assumir análise, Aprovar, Recusar e Marcar como concluído exigem a de editar. Por padrão, o Administrador da igreja e a Secretaria têm as duas. O Pastor ou liderança só consulta: vê a fila e o pedido, e os botões de decisão não aparecem para ele.
• Sem a permissão de consultar, a tela mostra “Sem acesso às solicitações” e “Seu perfil não tem permissão para consultá-las. Peça a quem administra a igreja.”
• Quem tem o acesso limitado a certas unidades vê só os pedidos dessas unidades. O pedido vale pela unidade da pessoa que pediu; o pedido de uma pessoa sem unidade só aparece para quem tem acesso a toda a igreja.

1. Abra Secretaria → Solicitações

No menu lateral, clique em Secretaria. A página abre em Reuniões; nas seções do alto da página, clique em Solicitações.

O filtro Situação abre em Pendentes, que reúne os pedidos Aberta e Em análise, do mais antigo ao mais novo. As outras opções são Aprovadas, Concluídas, Recusadas, Canceladas e Todas; nelas, o mais recente vem primeiro. A lista mostra até 200 pedidos.

Cada linha traz o nome de quem pediu (“Pessoa não identificada” quando o pedido não tem pessoa), o assunto e o selo da situação. Nos pedidos pendentes a linha diz há quanto tempo o pedido espera (Aberta hoje, Aberta há 1 dia, Aberta há N dias); nos demais, a data em que foi aberto. A lista não mostra o texto do pedido: ele está no detalhe.

Sem pedidos, a tela diz “Nenhum pedido esperando resposta” (em Pendentes) ou “Nenhuma solicitação nesta situação”.

2. Abra o pedido

Clique na linha. O detalhe mostra, no alto, o nome, o assunto e a situação, e dois cartões:

• Pedido — a data em que foi aberto, Decidida em e Atendida por quando já houve decisão, e o texto que o membro escreveu.
• Resposta ao titular — o que o membro vai ler no portal. Enquanto não há resposta, a tela diz “Ainda sem resposta. O titular acompanha a situação pelo portal.”

3. Escolha o que fazer com o pedido

Os botões do alto dependem da situação em que o pedido está:

Situação do pedido	Botões
Aberta	Assumir análise, Aprovar, Recusar
Em análise	Aprovar, Recusar
Aprovada	Marcar como concluído
Recusada, Concluída, Cancelada	nenhum

Cada botão abre uma confirmação com o aviso do próprio sistema e um campo de texto. O aviso termina sempre com “A mudança fica registrada com o seu nome.”

Botão	Título da confirmação	O que o aviso diz
Assumir análise	Colocar em análise	“O titular passa a ver o pedido como em análise.”
Aprovar	Aprovar o pedido	“O titular vê a aprovação e a observação abaixo no portal.”
Recusar	Recusar o pedido	“O titular lê o motivo no portal. Escreva de forma que ele entenda e possa agir.”
Marcar como concluído	Concluir o pedido	“Use quando o que foi aprovado já foi feito. A situação não volta atrás.”

4. Escreva a resposta ao membro

O campo de texto aceita até 1.000 caracteres e o membro o lê no portal, depois de “Resposta da equipe:”.

• Em Recusar, o campo se chama Motivo da recusa e é obrigatório, com no mínimo 5 caracteres. Sem isso, a tela diz “Diga ao titular por que o pedido foi recusado (mínimo 5 caracteres).”
• Nos outros três, o campo se chama Observação para o titular e é opcional.

Clique no botão da confirmação (o mesmo nome da ação) para registrar; Cancelar fecha a janela sem mudar nada. A tela confirma com “Pedido em análise.”, “Pedido aprovado.”, “Pedido recusado.” ou “Pedido concluído.”

O que acontece depois

• O membro vê a situação nova e a resposta no Meu espaço, na linha do pedido.
• Aprovar muda só a situação do pedido. O Ecclesias não altera o cadastro, não emite a declaração e não faz a transferência: quem faz o que foi pedido é a equipe, e Marcar como concluído registra que já foi feito.
• Cada mudança de situação substitui a resposta anterior pela que você escreveu. A exceção é Marcar como concluído: com o campo em branco, a resposta dada na aprovação continua valendo.
• Recusada e Concluída não mudam mais. Se o membro ainda precisa de algo, ele abre outro pedido.
• Decidida em guarda a data em que o pedido foi aprovado ou recusado.
• A auditoria da igreja guarda quem mudou a situação, de qual para qual e quando. O texto do pedido e a resposta não vão para a auditoria.

Problemas comuns

A fila abre vazia, mas há pedidos. O filtro abre em Pendentes, e os pedidos podem estar em outra situação. Troque para Todas. Se o seu acesso é limitado a certas unidades, os pedidos de pessoas de outras unidades, ou sem unidade, não aparecem.

Vejo o pedido, mas não vejo os botões. Falta a permissão de editar em Secretaria, ou o pedido já foi recusado, concluído ou cancelado. Um pedido Aprovada só oferece Marcar como concluído. Ver definir o que cada pessoa pode fazer.

O membro diz que o pedido continua em Aberta. Ninguém assumiu o pedido: abra-o em Solicitações e use Assumir análise, ou decida direto.

Recusei sem querer. A recusa não se desfaz. O membro precisa abrir outro pedido.