Configurar o envio de e-mail da empresa

Todo e-mail que o Kryia One envia em nome da sua empresa — documento a um parceiro, redefinição de senha, desbloqueio de usuário — sai pela conta de e-mail que a própria empresa cadastrou. O sistema não usa uma conta da Kryia como reserva: sem conta cadastrada, o e-mail não sai.

Antes de começar

Tenha em mãos o servidor de envio (host), a porta, o e-mail e a senha da conta que vai enviar. O servidor deve ser o endereço público do provedor de e-mail (Gmail, Outlook, Titan etc.), escrito como o nome que o provedor indica, por exemplo smtp.titan.email, e não como um IP ou um apelido. Endereço de rede interna é recusado (veja “Servidor de rede interna é recusado”, mais abaixo), e o nome do servidor precisa coincidir com o do certificado do provedor (veja “O certificado do servidor é conferido”, mais abaixo). Para o e-mail de redefinição de senha, é preciso também um modelo de e-mail para essa finalidade, definido nos parâmetros da empresa.

1. Cadastre a conta

Abra Contas SMTP, em Configurações › Avançado (como encontrar uma tela) e cadastre um registro novo:

• Nome da conta;
• Host e Porta do servidor de envio;
• Segurança, a caixa que liga a conexão segura;
• Usuário, que precisa ser um endereço de e-mail;
• Senha da conta.

O nome que o destinatário vê como remetente é o Nome da conta, junto do e-mail do Usuário.

2. Marque a conta como padrão

Marque Conta Padrão? na conta que deve enviar por padrão. É ela que o sistema usa quando o envio não indica outra: um modelo ou uma operação (TOP) pode apontar para uma conta específica.

Uma conta incompleta conta como não configurada: sem host, com porta inválida, com usuário que não é e-mail, ou com senha que o sistema não consegue ler.

O certificado do servidor é conferido

A cada envio, o Kryia One confere o certificado de segurança do servidor SMTP cadastrado. Servidor com certificado inválido, vencido ou de outro nome não recebe a senha da conta, e o envio falha. O sistema não tem opção para aceitar certificado inválido nem para ignorar a conexão segura.

• O nome é o do Host. O certificado é conferido contra o nome informado no campo Host. Por isso o Host precisa ser o mesmo nome que consta no certificado do provedor, como smtp.titan.email. Se o Host for um número de IP, o sistema confere o certificado contra o IP, e o certificado do provedor em geral não vale para ele. Não use IP nem apelido.
• Sem Segurança marcada, o servidor precisa oferecer STARTTLS. Numa conta em que a caixa Segurança está desmarcada, o servidor (ou algum intermediário no caminho) que não anuncia STARTTLS não recebe a senha, e o envio falha. Numa conta com Segurança marcada (por exemplo, a porta 465), a conexão já nasce segura e essa exigência de STARTTLS não se aplica. A regra depende da caixa Segurança, e não do número da porta.
• Provedores com certificado válido não mudam. Titan, Gmail, Microsoft 365 e similares seguem funcionando sem ajuste, desde que o Host seja o nome indicado pelo provedor.

O que aparece quando o certificado é recusado

A tela mostra a mesma mensagem de qualquer falha de envio: “Erro ao enviar e-mail. Verifique as configurações SMTP.” Ela não diz que a causa é o certificado; o motivo técnico fica só no registro de log do sistema, e não na tela.

Na fila de e-mails da operação (TOP), essa falha é tratada como transitória, e não como permanente: o e-mail entra em nova tentativa. Como o certificado continua inválido enquanto o cadastro não muda, corrija o Host da conta em vez de esperar.

Se o envio passar a falhar sem que você tenha mudado nada, confira no cadastro se o Host é o nome que o provedor indica e se a caixa Segurança combina com a porta que o provedor orienta.

Servidor de rede interna é recusado

Ao gravar a conta, o sistema confere o campo do servidor (Host). Se o endereço digitado, ou o endereço para onde o nome aponta, for de rede interna, a gravação é recusada, nada é gravado e aparece a mensagem:

“O servidor SMTP da conta de e-mail aponta para uma rede interna, o que não é permitido. Use o endereço público do provedor de e-mail.”

Para resolver, informe no servidor o endereço público fornecido pelo provedor de e-mail.

O que a conferência faz:

• Vale para toda gravação da conta: inclusão, edição e edição em lote.
• Olha o endereço real do servidor, não só o texto digitado. Um nome que aponta para um endereço interno também é recusado, e basta um dos endereços para onde o nome aponta ser interno. Endereços digitados direto, como 127.0.0.1, [::1] e 169.254.254.169 (de exemplo), também são recusados.
• Cobre as faixas de rede interna, entre elas 0.x, 10.x.x.x, 100.64.x, 127.x, 169.254.x, 172.16 a 172.31.x e 192.168.x, além de outras faixas reservadas, de endereços IPv6 internos e de endereços IPv4 embutidos em IPv6.
• É repetida a cada envio. Se uma conta já gravada aponta para rede interna, o envio é recusado com a mesma mensagem e nada é enviado. É um erro de configuração da conta, não uma falha passageira: corrija o Host.
• Nome que não resolve. Se o nome do servidor não for encontrado ao gravar, o cadastro não é barrado, porque a recusa só vale quando um endereço interno é identificado. No envio, essa situação não mostra a mensagem de rede interna: mostra “Erro ao enviar e-mail. Verifique as configurações SMTP.”, tratada como falha passageira.

Relay de e-mail interno. Um servidor de e-mail interno só funciona se o ambiente for configurado para isso pela Kryia. Não há opção na tela para liberá-lo; se a sua empresa precisa dele, fale com a Kryia.

Liberação de cotação. A liberação de uma cotação envia convites por e-mail pela conta SMTP. Se a conta aponta para rede interna, a verificação recusa a liberação, com a orientação de usar o endereço público do provedor, e a liberação não segue com essa conta. Corrija o Host da conta e libere de novo.

O que acontece quando a conta falta

Cada tela mostra o efeito à sua maneira.

Envio de documento a um parceiro. A operação que gerou o documento segue normalmente. O sistema mostra a notificação “Evento autorizado; e-mail ao parceiro não enviado”, com o motivo: “o envio de e-mail desta empresa não está configurado. Cadastre a conta de e-mail da empresa e marque-a como padrão.” Se o problema foi outro, o texto diz “não foi possível enviar o e-mail ao parceiro. Avise o parceiro por outro meio.” A notificação vai só para quem pediu o evento, e não há nova tentativa automática. Veja também enviar o documento por e-mail.

Redefinição de senha. Quem clica em esqueci a senha recebe: “A empresa ainda não configurou o envio de e-mail. Procure o administrador do sistema para redefinir sua senha.” A mesma mensagem aparece quando falta o modelo de e-mail de redefinição.

Usuário bloqueado por tentativas inválidas. Com a conta cadastrada, a mensagem manda verificar o e-mail para desbloquear. Sem ela, diz: “A empresa ainda não configurou o envio de e-mail; procure o administrador do sistema para desbloquear seu acesso.”

Mensagens do próprio envio. “O envio de e-mail desta empresa não está configurado (SMTP). Cadastre a conta de e-mail da empresa e marque-a como padrão.” quando falta a conta; “Erro ao enviar e-mail. Verifique as configurações SMTP.” quando o servidor recusa o envio, inclusive quando o motivo é o certificado do servidor.

O que não depende da sua conta

Alguns avisos de plataforma saem pela conta da Kryia, e não pela sua: o acesso do administrador ao ambiente e o alerta de segurança. A lista é fechada.

Problemas comuns

“Erro ao enviar e-mail. Verifique as configurações SMTP.” numa conta que enviava normalmente. Confira se o Host é o nome que o provedor indica (como smtp.titan.email), e não um IP ou apelido, e se a caixa Segurança combina com a porta orientada pelo provedor. A mensagem não distingue o certificado de outras causas; se tudo estiver certo no cadastro, confirme a senha e o servidor com o provedor.

“O servidor SMTP da conta de e-mail aponta para uma rede interna…” ao gravar ou ao enviar. O Host da conta é, ou aponta para, um endereço de rede interna (como localhost ou um endereço 10.x.x.x). Troque pelo endereço público do provedor de e-mail e grave de novo.

O parceiro diz que não recebeu. Confira primeiro se a notificação “e-mail ao parceiro não enviado” apareceu para quem emitiu o documento. Depois, reenvie pela fila de e-mails da operação.

Cadastrei a conta e continua dizendo que não está configurada. Confira se a conta está marcada como padrão e se o Usuário é um endereço de e-mail completo.