Cancelar uma NF-e

Cancelar documento fiscal pede à SEFAZ o cancelamento de uma NF-e autorizada e, quando ela aceita, estorna a venda: o documento vira Cancelado, os títulos em aberto são cancelados e o estoque volta. O pedido de origem volta a poder ser faturado.

Antes de começar

• A nota está Autorizada. Nota Rejeitada ou com Falha se desfaz por desistir da emissão.
• O usuário tem permissão de alterar documentos fiscais e a ação de cancelar liberada na operação. Sem ela: “Esta ação não está liberada para o seu usuário nesta operação.”
• Nenhum título da venda foi baixado, e a venda não gerou devolução nem outro documento. O sistema confere isso antes de ir à SEFAZ.
• Não há outro pedido de cancelamento ou de carta de correção em andamento para a nota.

1. Peça o cancelamento

Abra a venda e clique em Cancelar documento fiscal. O botão está na aba Documento fiscal e também no rodapé do detalhe. Com NF-e autorizada, o rodapé mostra este botão no lugar de Cancelar documento; se o usuário não tem a ação liberada, o rodapé não mostra botão nenhum.

2. Escreva a justificativa

A janela Cancelar documento fiscal avisa: “O pedido vai à autoridade fiscal; a venda é estornada quando ele for autorizado.” Escreva a Justificativa, de 15 a 255 caracteres — o contador mostra “n/255 caracteres (mínimo 15)” — e clique em Cancelar documento fiscal. Voltar fecha a janela sem pedir nada.

A NF-e não pede Motivo; só a justificativa.

3. Espere o retorno da SEFAZ

O sistema avisa “Cancelamento enviado ao fisco; aguardando retorno.” O pedido fica pendente, e a aba Documento fiscal mostra o Último evento:

• “Pedido enviado; aguardando a SEFAZ”;
• Autorizado — a SEFAZ aceitou, e a tela avisa “Cancelamento autorizado; a venda foi estornada.”;
• “Rejeitado pela SEFAZ”, com o motivo dela;
• “Falha ao enviar”, quando a SEFAZ não respondeu depois das tentativas.

O sistema não confere o prazo do cancelamento: quem julga é a SEFAZ. Se ela recusar o pedido, ele aparece como Rejeitado, com o motivo. Rejeitado ou com falha, o pedido pode ser feito de novo.

Cancelamento fora do prazo. Quando a SEFAZ aceita o cancelamento depois do prazo regular, ela responde com o código 155, “Cancelamento homologado fora de prazo”. O Kryia One trata essa resposta como o cancelamento normal: o evento fica Autorizado, com o protocolo da SEFAZ, a nota fica Cancelada e a venda é estornada, com os títulos em aberto cancelados. Antes, o 155 era lido como rejeição, e a venda continuava valendo com a nota já cancelada na SEFAZ.

Este caminho também é o da NFC-e: o painel fiscal dela tem o mesmo Cancelar documento fiscal (emitir uma NFC-e).

O que acontece com a venda

Quando a SEFAZ autoriza:

• a venda vira Cancelada, com o tipo de cancelamento Fiscal (veja documentos cancelados);
• os títulos em aberto são cancelados, e o boleto registrado é cancelado no banco. Se o banco não aceitar o cancelamento, o título já está cancelado e a cobrança fica para o financeiro resolver;
• o estoque volta por um movimento inverso ao da venda, e o custo médio do produto não muda;
• o pedido de origem recebe de volta a provisão financeira da nota. Se a nota o tinha encerrado por faturá-lo por inteiro, o pedido reabre e volta ao Faturar com o saldo da nota. Um pedido que alguém encerrou à mão, cortando o resto, continua encerrado;
• o cliente recebe um e-mail com o XML do evento de cancelamento, no endereço do parceiro da venda. Se o e-mail não sair, o cancelamento continua valendo, e quem pediu recebe um aviso na central.

Quando a SEFAZ responde de forma ambígua

Às vezes a SEFAZ registra o evento sem ligá-lo à nota, ou diz que o evento já existia. O sistema não dá o cancelamento por feito nesses casos: o último evento fica Pendente, com o motivo terminado em “Conferindo na SEFAZ antes de aplicar no ERP.”, e a venda não é estornada.

A cada rodada da fila — cerca de 30 segundos, com espera crescente — o sistema consulta a nota na SEFAZ. Nunca reenvia o cancelamento durante a conferência.

• Se a consulta mostra o cancelamento da própria nota, o evento passa a Autorizado, a nota vira Cancelada e a venda é estornada.
• Se, depois de cinco consultas, a SEFAZ não confirma, o evento termina em Falha, com o motivo “a consulta do documento na SEFAZ não confirmou o evento; nada foi aplicado no ERP. Confira o documento na SEFAZ antes de pedir de novo.” A nota e a venda ficam como estavam, e você pode pedir de novo depois de conferir.

Durante a conferência não é possível pedir outro cancelamento.

Qual cancelamento usar

Cancelar documento desfaz só a venda e não fala com a SEFAZ. Em documento com nota, ele é recusado, para não deixar a nota valendo sem venda:

A nota está	Use	O que o sistema diz ao recusar o Cancelar documento
Autorizada	Cancelar documento fiscal	“Este documento tem NF-e autorizada. Cancele pela ação “Cancelar documento fiscal” na aba Documento fiscal: o cancelamento comercial não cancela a nota na autoridade.”
Rejeitada ou com Falha	Desistir da emissão	“A NF-e deste documento não foi autorizada. Use “Desistir da emissão” na aba Documento fiscal: ela confirma na autoridade que a nota não existe antes de estornar a venda.”
Pendente, na fila	Aguardar o retorno	“A NF-e deste documento está na fila de transmissão. Aguarde o retorno da autoridade antes de cancelar.”

Documento sem nota, com nota cancelada ou com nota denegada é cancelado como sempre, por Cancelar documento. Quando o cancelamento comum não é permitido, o botão do rodapé fica desabilitado, com o motivo escrito ao lado.

Editar um documento que tem nota

A mesma régua vale para a edição. Um documento já efetivado, em operação que permite editá-lo, não aceita mudar itens, quantidades, preços ou valores enquanto a nota estiver:

A nota está	A edição	O que o sistema diz
Autorizada	Recusada	“Este documento tem NF-e autorizada — editar itens ou valores deixaria o documento diferente da nota. Cancele a nota na aba Documento fiscal antes de editar, ou faça a devolução.”
Pendente, na fila	Recusada até a autoridade responder	“A NF-e deste documento está na fila de transmissão. Aguarde o retorno da autoridade antes de editar.”
Rejeitada ou com Falha	Recusada, porque a nota pode ter chegado à autoridade	“A NF-e deste documento não foi autorizada, mas pode ter chegado à autoridade. Resolva a nota na aba Documento fiscal (consultar na autoridade ou desistir da emissão) antes de editar o documento.”
Cancelada ou Denegada	Permitida	—

Vale para NF-e, NFC-e, CT-e e NFS-e (a mensagem traz a sigla do modelo), nos portais de Vendas, Compras e Movimentação Interna e na edição pelo cadastro dos itens e do cabeçalho. Documento sem nota edita como sempre.

Nos portais, com um único documento selecionado, o botão Editar já fica indisponível enquanto a nota estiver viva, com o motivo escrito — o mesmo texto da tabela acima —, e isso vale também para mudar só campos do cabeçalho. Sem um único documento selecionado (seleção múltipla), o Editar segue como antes e a recusa vem ao salvar.

Na aba Impostos do documento, e nas demais telas que só o sistema grava, como as notas eletrônicas e as baixas, os botões de incluir, editar e excluir não aparecem para nenhum usuário. A consulta continua.

Problemas comuns

“Este documento tem título com baixa. Estorne a baixa no financeiro antes de cancelar o documento fiscal.” A recusa vem antes de ir à SEFAZ. Estorne a baixa e peça o cancelamento de novo.

“Este documento já gerou devolução ou outro documento. Cancele-o antes de cancelar o documento fiscal.” Uma devolução já devolveu parte do estoque; estornar a venda inteira devolveria a mesma mercadoria duas vezes.

“Informe uma justificativa entre 15 e 255 caracteres.” A justificativa está curta ou longa demais.

“Já existe um pedido de cancelamento em andamento.” Espere o retorno do pedido anterior.

“Documento fiscal cancelado; estorno da venda pendente: …” e o botão Concluir estorno. A SEFAZ cancelou a nota, mas o estorno da venda foi recusado — por um título que recebeu baixa no meio do caminho, por exemplo. A mensagem diz o motivo. Resolva o impedimento e clique em Concluir estorno, na aba Documento fiscal: nada é enviado à SEFAZ, porque o cancelamento autorizado já está registrado. O sistema avisa “Estorno concluído: a venda foi estornada e o documento ficou cancelado.”