Faturar ordens de serviço pelo Faturamento de Serviços

As ordens de serviço são faturadas pela rotina Faturamento de Serviços. Ela transforma Ordens de Serviço em documentos do portal de Vendas. Os documentos geram o financeiro, e a nota de serviço é preparada.

O subtítulo da tela resume o que ela faz: “Fature as ordens de serviço pendentes em documentos efetivados do portal de Vendas.”

A tela fica em Prestação de Serviço › Rotinas, na mesma pasta da Ordem de Serviço (como encontrar uma tela). É uma tela especial, sem cadastro de registros: serve para faturar.

O que mudou na tela Ordem de Serviço

As ações Gerar Financeiro e Enviar Email foram retiradas da tela Ordem de Serviço. A tela continua existindo, com as suas ordens. Só essas duas ações saíram do menu de ações.

• O histórico de execução das duas ações também é removido. Isso vale só para essas duas ações, e não para as outras.
• Ação criada pela sua empresa não sai. Só as ações nativas do produto são removidas. Se a sua empresa criou uma ação própria com um desses nomes, ela continua na tela.

Para faturar, use o Faturamento de Serviços, como descrito abaixo.

Antes de começar

O faturamento exige permissões nas três telas que ele usa. Quem não as tem não consegue faturar.

Tela	Permissões
Faturamento de Serviços	Consultar, para abrir a tela, e incluir, para gerar
Portal de Vendas	Incluir e alterar
Ordem de Serviço	Consultar e alterar

Nas Ordens de Serviço, consultar basta para listar e ver a prévia; alterar é necessário para gerar. Se faltar alguma permissão, peça ao administrador do sistema. A tela avisa qual falta:

• “Você não tem permissão para o faturamento de serviços.”
• “Você precisa poder incluir e faturar no portal de Vendas para usar o faturamento de serviços.”
• “Você não tem permissão para as ordens de serviço.”

A operação escolhida também precisa ter a ação de efetivar liberada para o seu usuário; senão a tela diz “Esta ação não está liberada para o seu usuário nesta operação.”

Quem não é gerente nem master vê e fatura só as ordens que a Ordem de Serviço mostraria a essa pessoa. Uma ordem fora desse recorte aparece como “OS <número> não encontrada.”

1. Informe o que será faturado

Primeiro, escolha as ordens:

• Data da OS de e Data da OS até, obrigatórias. O período já vem do dia 1º do mês até hoje.
• Cliente (padrão “Todos os clientes”) e Empresa (padrão “Todas as empresas”), se quiser restringir.
• Clique em Filtrar. A lista só é lida de novo nesse botão.

A lista mostra só as ordens pendentes do período, isto é, as que ainda não têm documento, com as colunas OS, Data, Cliente, Empresa (“Sem empresa” quando a ordem não tem) e Horas. As horas de cada ordem são calculadas como (hora fim − hora início) − intervalo. Sem ordens, aparece “Nenhuma ordem de serviço pendente no período.”

Marque cada ordem na caixa da linha, ou use Selecionar todas as ordens. Acima da lista, o contador mostra “{n} OS selecionada(s), {h} h.” O botão Faturar só habilita com pelo menos uma ordem marcada e a lista carregada.

O máximo é de 500 ordens por faturamento. Acima disso, aparece “Selecione no máximo 500 ordens por faturamento.”

O botão Faturar abre o diálogo Faturar ordens de serviço, que diz “Os documentos nascem efetivados no portal de Vendas.” Nele, informe:

• a Operação (TOP) do documento, obrigatória. A dica diz: “Operações do portal de Vendas que não movimentam estoque.” Se o parâmetro FATSERV_CODTOP estiver preenchido, o campo já vem com essa operação; sem o parâmetro, não há padrão;
• o Produto (serviço), obrigatório;
• Documentos: “Um documento por OS” (“Cada ordem de serviço vira um documento.”) ou “Agrupar por cliente” (“Um documento por cliente, período e empresa, somando as horas.”). No agrupamento, as ordens marcadas são reunidas por cliente e empresa;
• Preço: “Tabela de preço vigente” (“Usa o valor/hora do cliente se a tabela não tiver preço.”) ou “Valor/hora do cliente” (“Vale só para serviço em hora; sem valor, usa a tabela vigente.”). A fonte escolhida vale primeiro e a outra é reserva. Preço zero ou ausente conta como sem preço;
• o Tipo de negociação, opcional;
• a Empresa, opcional;
• o Complemento, com até 1000 caracteres.

Regras de cada campo

• Operação. Precisa ser de venda, do portal de Vendas, e não movimentar estoque. Senão, a tela recusa: “A operação precisa ser de venda, do portal de Vendas, e não movimentar estoque.”
• Produto. Precisa ser um serviço. Senão: “O produto do faturamento precisa ser um serviço.”
• Quantidade. Se a unidade do serviço é HR, a quantidade é a soma das horas das ordens do documento. Com outra unidade, conta 1 por ordem, e o valor/hora do cliente não se aplica. A prévia avisa: “O serviço não é cobrado por hora (unidade HR): a quantidade é o número de ordens e o valor/hora do cliente não se aplica.”
• Tipo de negociação. O do cadastro do cliente vence o informado na tela. O da tela só preenche o cliente que não tem um.
• Empresa. A da tela só vale para as ordens sem empresa. Ao faturar, a ordem sem empresa passa a gravar a empresa do faturamento.

2. Confira a prévia

A tela mostra uma prévia antes de gerar. Confira nela o que será faturado. Para vê-la, clique em Ver prévia. A prévia não grava nada.

A prévia traz um cartão por documento, com cliente, ordens de serviço, empresa, horas, quantidade, preço unitário (com a origem: “tabela vigente” ou “valor/hora do cliente”), total e tipo de negociação (“do cadastro do cliente” ou “do faturamento”). O resumo diz “{n} documento(s), {n} com crítica. Total a faturar: {valor}.”

Cada cartão tem um selo: Pronto para gerar ou Com crítica. O cartão com crítica fica com borda de erro, lista os motivos e nunca é gerado. Corrija a causa (no filtro, no diálogo ou na própria ordem), use Voltar e peça a prévia de novo.

Críticas que a prévia pode apontar

• “Cliente {x} não encontrado.”
• “Empresa não informada na OS nem no faturamento.” e “Empresa {x} não encontrada.”
• “OS {n} sem horas válidas (confira início, fim e intervalo).”
• “A quantidade do item ficou zerada.”
• “Preço não encontrado para o item {produto} do cliente {cliente}”, com o complemento “você não tem acesso à tabela de preço” quando é o caso.
• “Tipo de negociação não encontrado para o cliente {x}. Informe um no faturamento.”
• “OS {n} não encontrada.”, “OS {n} já foi faturada.” e “OS {n} está fora do período informado.”

A prévia também critica o cliente que não está marcado como cliente no portal de Vendas e o complemento do item.

Conferência fiscal

Quando a operação emite documento fiscal (GERADFE), a prévia já aplica a conferência fiscal da efetivação. Ela confere o cadastro do cliente, o cadastro do produto de serviço e se o ISS é apurável. Os problemas aparecem no cartão com o prefixo “Conferência fiscal:”.

3. Gere os documentos

Clique em Gerar documentos. Só os cartões sem crítica são gerados. Não existe botão Confirmar.

Ao gerar, o sistema cria o documento no portal de Vendas, com a operação escolhida e a data de hoje, e o efetiva pelo mesmo caminho do faturamento de contrato. O item é o serviço escolhido, com a quantidade e o preço da prévia, e a observação do documento é “OS <números>”. A regra nativa do documento gera o financeiro e prepara a nota de serviço (DF-e/NFS-e) quando a operação a emite.

A geração aceita no máximo 10 documentos por chamada. Acima disso, o sistema mostra uma mensagem pedindo para enviar em lotes menores.

Durante a geração, a tela mostra o andamento (“Gerando os documentos: lote {n} de {m}.”) e não deixa fechar o diálogo. Ao final, o resultado diz “{n} documento(s) gerado(s), {n} com falha.” Cada cartão ganha o selo “Documento {número} gerado” ou “Não gerado”, com os motivos. Um documento que falha não impede os outros, porque cada um é gerado em transação própria. Use Fechar quando terminar.

Depois de gerado, cada ordem fica ligada ao documento criado (o número do documento, NUNOTA) e deixa de estar pendente.

E o boleto?

A tela não gera boleto. Depois que o documento é gravado, o sistema tenta registrar no banco os títulos elegíveis, desde que a integração bancária esteja ligada, a conta tenha credencial e o tipo de título permita. Se a operação emite nota, o registro só acontece com a nota autorizada. Ou seja, o boleto depende da configuração financeira e fiscal; não é garantido em todo faturamento.

Desfazer um faturamento

• Cancelar o documento gerado (de Efetivado para Cancelado, ou de Encerrado para Cancelado) devolve as ordens ao faturamento: ficam pendentes de novo e sem número de documento.
• Excluir só vale para rascunho. Como o documento nasce efetivado, na prática o caminho é cancelar. Para documento que já saiu de Aberto, o sistema diz “Documento que já saiu de Aberto não é excluído. Cancele-o.”
• Encerrar ou devolver o documento não devolve as ordens, porque o serviço foi prestado.

Quando o faturamento é recusado

Ordem já faturada. A ordem é recusada com a mensagem “OS <número> já foi faturada.”

Ordem alterada depois da prévia. A mensagem é “A OS <número> foi alterada depois da prévia; refaça a prévia.” Isso vale se o cliente, a empresa ou as horas da ordem mudaram. Gere a prévia de novo, para o sistema ler a ordem como ela está agora.

Cliente que precisa de aprovação. Quando a operação exige aprovação e o cliente precisa dela por limite de crédito ou por desconto, o grupo não é faturado. A mensagem é: “O cliente {x} precisa de aprovação ({motivos}). Fature pelo portal de Vendas para pedir a aprovação.”

Período inválido. Se a data inicial for maior que a final, a tela diz “Informe um período válido: a data inicial não pode ser maior que a final.”

Problemas comuns

Não encontro Gerar Financeiro nem Enviar Email na Ordem de Serviço. As duas ações foram retiradas. Fature pelo Faturamento de Serviços.

A tela não abre, ou a geração é recusada por permissão. Confira as permissões da tabela acima.

O botão Faturar está desabilitado. Ele só habilita com a lista carregada e pelo menos uma ordem marcada. Se a lista diz “Nenhuma ordem de serviço pendente no período.”, amplie o período e clique em Filtrar.

Uma ordem não aparece na lista. A lista mostra só as pendentes, isto é, sem documento. Confira também se a caixa Pendente de faturamento da ordem está marcada, como mostra o artigo Informar a empresa e o pendente de faturamento na ordem de serviço.