Montar uma viagem e emitir o MDF-e

A tela Viagens, em Distribuição › Rotinas, reúne as ordens de carga que saem juntas num veículo e opera o MDF-e — o manifesto eletrônico de documentos fiscais — da viagem: gerar, conferir, emitir, imprimir o DAMDFE, baixar o XML, encerrar e cancelar. O texto da tela resume: “Viagens, ordens de carga e MDF-e do transporte.”

Hoje a tela só abre para o usuário master. Sem permissão, ela abre e diz “Sem permissão para consultar viagens.” na lista, com a dica “Hoje a tela Viagens só abre para usuário master.”; “Sem permissão para abrir esta viagem.” no detalhe e, num botão recusado, “Sem permissão para esta ação.” Conceder acesso a ela na tela de Acessos não muda nada: a tabela de viagens não tem entrada de menu, então não há o que conceder.

Na busca, digite “viagem”: aparece uma única tela, Viagens. A tela Viagens (consulta) continua existindo, com as mesmas permissões, mas não é oferecida na busca nem tem item próprio no menu; tudo o que ela fazia está em Viagens.

Antes de começar

• Ordens de carga em Distribuição › Rotinas › Ordens de Carga, com os documentos que cada uma leva — documentos já faturados, na aba Documentos da Carga. Os campos estão em Ordens de Carga e em Documentos da Carga.
• O MDF-e leva NF-e ou CT-e, nunca os dois. Uma viagem de NF-es emitidas pelo Kryia gera MDF-e de carga própria; uma de CT-es autorizados gera MDF-e de transportadora, o de “prestador de serviço de transporte”. Uma viagem que mistura os dois é recusada: “A viagem mistura NF-e e CT-e; documentos de emitentes diferentes não podem ir no mesmo MDF-e.”
• Um só CT-e e veículo de terceiro também saem. O MDF-e de transportadora com um único CT-e — a carga lotação — e o de veículo de outra pessoa são emitidos pelo Kryia. O que eles pedem a mais (NCM do produto predominante, CEP da carga e da descarga, proprietário do veículo, pagamento do frete e CIOT) está em informar o seguro, o CIOT e o pagamento do frete.
• Cadastros completos. O veículo de tração com placa, tara e tipo de rodado; o motorista, um parceiro marcado como motorista e com CPF; os reboques, se houver. A conferência do MDF-e ainda cobra tipo de carroceria e UF de licenciamento do veículo e dos reboques, e o peso máximo dos reboques.
• Série do modelo 58 ativa na empresa, no Console Fiscal, e o certificado digital.

1. Crie a viagem

Na lista, o filtro Situação mostra Todas, Aberta, Em viagem, Concluída ou Cancelada. Cada linha traz a viagem, a empresa, o veículo, o motorista, a previsão de saída, a situação e a quantidade de cargas e de MDF-e; Abrir leva ao detalhe. A lista tem 50 viagens por página e não se atualiza sozinha: Atualizar, ou trocar o filtro, refaz a busca. Em viagem é a situação da viagem que tem MDF-e autorizado ainda não encerrado nem cancelado.

Clique em Nova viagem. A janela explica: “A viagem nasce aberta. As ordens de carga e o MDF-e entram depois, no detalhe da viagem.” Preencha:

• Empresa, Veículo de tração e Motorista, obrigatórios;
• Reboque 1, Reboque 2 e Reboque 3, até três;
• Previsão de saída.

Os campos que escolhem um cadastro — empresa, veículos, reboques e motorista — são campos de busca: clique no campo para ver a lista, ou digite parte do nome para buscar; as setas ↑ e ↓ andam na lista, Enter escolhe e Esc fecha. O × dentro do campo o limpa e a lupa, dentro do campo, à esquerda, abre a busca avançada com filtro por coluna. Nos cadastros grandes, a busca é feita no servidor, por página, com Carregar mais no fim da lista. A lista de veículos mostra a placa, e não o código interno do cadastro. O passo a passo geral está em escolher um registro num campo de busca.

Criar viagem abre o detalhe da viagem nova. O sistema recusa, na própria janela, veículo sem placa, tara ou tipo de rodado (“O veículo de tração precisa ter placa, tara e tipo de rodado cadastrados.”) e motorista que não seja um parceiro marcado como motorista, com CPF (“O motorista precisa ser um parceiro marcado como motorista, com CPF cadastrado.”).

2. Inclua as ordens de carga

O detalhe mostra três blocos: a Viagem, as Ordens de carga e o MDF-e. Em Ordens de carga, escolha uma em Ordem de carga — cada opção diz “Ordem n · k documento(s)” — e clique em Incluir. Remover tira a ordem da viagem.

A ordem que tem documento sem NF-e ou CT-e autorizado mostra quantos, como “1 sem NF-e ou CT-e autorizado”: ela entra na viagem, mas Gerar MDF-e recusa enquanto o documento não for autorizado.

A viagem da ordem de carga só muda por aqui. No cadastro da ordem, o campo Viagem é só de leitura, e o sistema recusa tirar ou trocar a viagem de uma ordem pelo cadastro — “A viagem da ordem de carga não se altera pelo cadastro. Inclua ou remova a carga pela viagem.” —, criar uma ordem já dentro de uma viagem e excluir uma ordem que está numa viagem — “Ordem de carga com viagem não pode ser criada nem excluída pelo cadastro: inclua ou remova a carga pela viagem.” Uma ordem duplicada nasce sem viagem. Os demais campos da ordem continuam editáveis.

A carga só se inclui e se remove com a viagem Aberta e sem MDF-e aguardando a SEFAZ ou autorizado. Fora disso a tela diz: “Inclusão e remoção de carga indisponíveis na situação atual da viagem.”

3. Gere o MDF-e

Clique em Gerar MDF-e. A janela diz: “Gera um rascunho para cada par de UF de carregamento e descarregamento que ainda não tem MDF-e. Nada é enviado à SEFAZ.” Escolha:

• a Série, entre as séries ativas do modelo 58 da empresa da viagem;
• o Tipo de carga: Granel sólido, Granel líquido, Frigorificada, Conteinerizada, Carga geral, Neogranel ou as cinco opções de carga perigosa.

O sistema grava um MDF-e em rascunho para cada trajeto — cada par de UF de carregamento e de descarregamento — e avisa “MDF-e gerado em rascunho.” Quando todo trajeto já tem MDF-e emitido, a janela continua aberta e responde: “Todo trajeto desta viagem já tem MDF-e emitido. Cancele ou encerre o MDF-e antes de gerar outro.” O botão Gerar MDF-e já fica apagado quando o detalhe sabe disso.

Gerar de novo mantém o seguro, o CIOT e o pagamento do frete já digitados no rascunho de transportadora cujo trajeto continua; a janela só avisa quando algum rascunho seria apagado: “Gerar de novo apaga os rascunhos cujo trajeto (UF de início e fim) mudou, com o seguro, o CIOT e o pagamento do frete já informados neles.”

4. Leia o cartão do MDF-e

Cada MDF-e é um cartão, com o título “MDF-e número · série série” — ou “MDF-e sem número”, no rascunho —, a situação, o percurso (como MG → SP), a quantidade de Documentos, o Valor da carga, o Peso da carga, a chave de acesso e, depois de enviado, o Retorno da SEFAZ.

Situação	O que significa
Rascunho	Gerado, sem número e sem ir à SEFAZ.
Aguardando a SEFAZ	Enviado, sem resposta ainda.
Autorizado	A SEFAZ autorizou.
Rejeitado	A SEFAZ recusou; veja corrigir um MDF-e rejeitado.
Falha no envio	O envio não teve resposta.
Encerrado	O manifesto foi encerrado.
Cancelado	O manifesto foi cancelado.

Cada botão só fica disponível quando o sistema diz que a operação cabe na situação da viagem e do MDF-e. Botão apagado significa que a operação não cabe agora. Quando um botão é recusado — por exemplo, porque a viagem mudou em outra sessão —, a tela mostra a causa e relê a viagem.

5. Confira e emita

No rascunho, Conferir lista o que falta em Pendências da conferência; sem pendências, a tela avisa “Conferência sem pendências.” Corrija o cadastro indicado e confira de novo: a pendência resolvida some, sem gerar o MDF-e outra vez.

As pendências mais comuns, com as palavras do sistema:

Pendência	O que fazer
Cadastre o RNTRC da empresa com 8 dígitos para emitir MDF-e como prestador (o MDF-e não aceita ISENTO).	No cadastro da empresa, informe os 8 dígitos do RNTRC.
Complete placa, tara, tipo de rodado, tipo de carroceria e UF de licenciamento do veículo.	Complete o cadastro do veículo.
Complete placa, tara, peso máximo, tipo de carroceria e UF de licenciamento de todos os reboques.	Complete o cadastro dos reboques.
Cadastre o CPF do motorista (11 dígitos).	Complete o cadastro do parceiro motorista.
Um dos municípios de carga ou descarga não tem código IBGE.	Corrija o município no cadastro.
Informe o tipo de carga e o produto predominante.	O tipo de carga se escolhe ao gerar o MDF-e. O produto predominante vem do Produto Predominante do CT-e ou, na NF-e, do produto de maior valor.
MDF-e de transportadora exige ao menos um seguro: informe-o em Dados do prestador, no cartão do MDF-e.	Veja informar o seguro, o CIOT e o pagamento do frete.
Encerre o MDF-e n deste veículo antes de emitir um novo.	O veículo tem outro MDF-e aberto: encerre-o antes.

O MDF-e de transportadora tem pendências próprias, de CIOT, pagamento, NCM e CEP, descritas no artigo do seguro e do pagamento. Um rascunho com peso zero mostra o aviso “O peso da carga deste MDF-e está zerado e ele sairá com 0,0000 KG. Confira o peso cadastrado nos produtos das notas e gere o MDF-e de novo.” Ele não impede a emissão; ao emitir, o aviso volta como informação: “O MDF-e foi enviado com o peso da carga zerado (0,0000 KG).”

Emitir envia o MDF-e à SEFAZ e avisa “MDF-e enviado à SEFAZ; aguardando retorno.” Se a carga da viagem mudou depois de o rascunho ser gerado, ele não sai: “A carga da viagem mudou depois que este MDF-e foi gerado. Gere o MDF-e de novo na viagem antes de transmitir.”

Emitir, encerrar e cancelar não terminam no clique. A tela mostra “Aguardando retorno da SEFAZ.” e relê a viagem a cada 1,5 segundo, por até 15 segundos. Sem resposta nesse prazo ela para e diz: “Situação não confirmada: a SEFAZ não respondeu a tempo. Use Atualizar para consultar de novo.” Atualizar consulta de novo, espera mais 15 segundos se algo ainda estiver pendente e limpa as pendências da conferência mostradas no cartão.

6. Imprima o DAMDFE e baixe o XML

• Imprimir DAMDFE só fica disponível com o protocolo de autorização; é a via que acompanha a carga.
• Baixar XML fica disponível assim que o MDF-e tem documento fiscal, depois de Emitir.

Enquanto um dos dois gera o arquivo, os botões do MDF-e ficam apagados.

7. Encerre o MDF-e

Ao fim da viagem, clique em Encerrar no MDF-e autorizado. A janela explica: “O pedido vai à SEFAZ; o MDF-e só fica encerrado quando ela confirmar. A viagem é concluída quando nenhum MDF-e dela seguir em aberto.” Informe a Data do encerramento, a UF — a de descarregamento do MDF-e vem sugerida — e o Município. Os dois são campos de busca: digite a sigla ou o nome da UF e escolha na lista; o Município só lista as cidades da UF escolhida, fica desabilitado até a UF ser escolhida e é limpo quando você troca a UF. O cartão do MDF-e encerrado ou cancelado mostra o evento que o fechou, como “Encerramento: registrado pela SEFAZ” (ou “Cancelamento: …”), com o “Retorno do evento”, no lugar do retorno da autorização.

A viagem passa a Concluída quando nenhum MDF-e dela segue em aberto e ao menos um foi encerrado. Viagem Concluída ou Cancelada não reabre.

Cancelar, descartar, desfazer

Cancelar MDF-e pede uma justificativa de 15 a 255 caracteres. A janela diz: “O pedido vai à SEFAZ; o MDF-e só fica cancelado quando ela confirmar. O prazo é julgado pela SEFAZ.” O MDF-e cancelado não se altera: para corrigir, gere um novo, com número novo, na mesma viagem. O MDF-e encerrado não se cancela: “MDF-e encerrado não pode ser cancelado.”

Descartar rascunho só existe no MDF-e em rascunho que ainda não tem número. A janela confirma o efeito: “O rascunho deste MDF-e é apagado. Ele ainda não tinha número, então nada foi à SEFAZ. O seguro, o CIOT e o pagamento do frete informados nele também são apagados.” Se era o último MDF-e em aberto de uma viagem com MDF-e encerrado, a viagem passa a Concluída no mesmo clique: “Rascunho de MDF-e descartado. Sem MDF-e em aberto, a viagem foi concluída.”

Cancelar viagem, no bloco da viagem, só fica disponível enquanto a viagem está Aberta e não tem MDF-e emitido — aguardando a SEFAZ ou autorizado — nem encerrado. MDF-e em rascunho, cancelado ou rejeitado ainda corrigível não impedem. A janela diz: “As ordens de carga voltam a ficar disponíveis e os rascunhos de MDF-e são apagados. A viagem fica cancelada e não é reaberta.”

Numa viagem com MDF-e encerrado e outro ainda em rascunho ou rejeitado, a carga não muda mais, não se gera MDF-e e a viagem não se cancela. A saída, nas palavras do sistema: “Emita e encerre os MDF-e que faltam (o rejeitado se retransmite pelo Console Fiscal), ou descarte o rascunho que não vai rodar: com todos encerrados, a viagem se conclui, e as ordens não entregues seguem em outra viagem.”

Fechar a ordem de carga

A ordem de carga tem a rotina nativa Fechar carga, que “grava o frete e a quilometragem final, e rateia o frete entre os documentos.” Ela pede o Valor do frete e a Quilometragem final, e é uma ação da ordem, não da viagem. O frete é rateado entre os documentos da carga pelo peso e, dentro de cada documento, entre os itens. A carga não move estoque nem dinheiro: o rateio só grava o frete de cada item, para custo e relatório.

• Fechar de novo recalcula do zero. O rateio nunca soma ao anterior. Fechar de novo com o frete em branco ou R$ 0,00 zera o frete rateado de cada item, junto com o do cabeçalho da carga.
• Carga encerrada não fecha. Com a carga Entregue ou Cancelada, o sistema recusa: “Esta carga está entregue e não pode ser fechada de novo.” (ou “cancelada”), e nada é regravado. Enquanto a carga roda — aberta, em rota ou fechada —, ajustar o frete e fechar de novo continua valendo.