Dar entrada numa nota do fornecedor pelo Portal de XML

A nota que o fornecedor emite contra o CNPJ da empresa chega pronta pela SEFAZ. Em vez de redigitá-la, o Kryia One a transforma na entrada de compra, conferida contra o pedido. A tela desse fluxo é o Portal de XML — a tela Notas Recebidas (DF-e), que além de manifestar, ver eventos e baixar o XML, agora lança a nota de compra.

Nas palavras da tela: “Notas fiscais recebidas (DF-e) emitidas contra o CNPJ da empresa: manifestação perante a SEFAZ, entrada de compra, liberação e ocorrências.”

Antes de começar

Na Tipo de Operação do pedido de compra — as tolerâncias valem na operação do pedido, não na da nota:

• Tolerância de quantidade (%) e Tolerância de preço (%): quanto a nota pode passar do pedido sem cair na ação de divergência. Em branco vale 0: tem de bater exato.
• Ação na divergência do recebimento: o que fazer quando a nota passa da tolerância. Liberação, o padrão: a entrada fica em rascunho até alguém com alçada liberar. Aceitar com aviso: a entrada é efetivada e a divergência fica registrada. Bloquear: a entrada é recusada.
• Tratamento da falta no recebimento: o que fazer quando você declara que chegou menos do que a nota diz. Devolução da falta, o padrão: o sistema prepara um rascunho de devolução da parte que faltou. Aguardar reposição: a falta fica pendente até o fornecedor repor. Aceitar por liberação: a falta fica pendente até alguém com alçada aceitar.
• Modelo de conferência, se a operação exige conferir a mercadoria antes.

Na Configuração fiscal da empresa, Ciência ao Dar Entrada, marcado ou em branco, faz o sistema dar ciência da operação à SEFAZ ao lançar uma nota que só tem o resumo.

Opcionalmente, cadastre Produtos do Fornecedor (Configurações › Cadastros): liga o Código do Produto no Fornecedor ao seu produto, com a Unidade do Fornecedor, o Fator de Conversão — se ele vende caixa com 12 e você controla por unidade, o fator é 12 — e o Código de Barras do Fornecedor (GTIN). O sistema também aprende essa ligação sozinho, no primeiro lançamento de cada produto.

1. Escolha a nota

No Portal de XML, escolha a Empresa. As abas filtram pelo estado da nota:

Aba	O que lista
A lançar	Notas que ainda não viraram entrada.
Só resumo	Notas das quais só se tem o resumo; o XML completo ainda não chegou.
Aguardando liberação	Entradas paradas por divergência com o pedido.
Com ocorrência	Notas com falta ou sobra por tratar.
Lançadas	Notas já lançadas.
Canceladas	Notas canceladas pelo emitente.
Transferências	Notas de transferência entre empresas do próprio grupo.

O filtro de manifestação continua, e a coluna Estado mostra onde cada nota está. No celular, a lista vira cartões com o mesmo menu de ações.

2. Dê entrada

No menu da nota, Dar entrada. O diálogo Dar entrada na NF-e tem três passos:

1. Itens do XML × produto: cada item do XML com o produto do cadastro. O sistema sugere pelo vínculo aprendido, pela referência do fornecedor ou pelo código de barras, e diz o motivo (“Sugerido por: …”); dá para trocar. Sem sugestão, escolha o produto. Confira o Fator de conversão.
2. Itens × pedido: cada item com o pedido de compra casado, o saldo do pedido, a Diferença de quantidade e a Diferença de preço, com o selo Dentro da tolerância ou Fora da tolerância. Para informar o que chegou diferente do que a nota diz, preencha Qtd. recebida (opcional): “a diferença vira ocorrência”. A nota entra inteira, de um pedido só: vincule todos os itens ao pedido ou nenhum. Sem pedido, escolha a Operação de compra.
3. Data e confirmação: a Data de entrada, o resumo e os alertas e avisos fiscais. Concluir.

A data de entrada não pode ser anterior à emissão nem à saída da nota, e o período fiscal precisa estar aberto.

Nota só com o resumo: Dar entrada pede o XML completo ao fornecedor, com a ciência da operação, e avisa quando chegar: “XML solicitado; disponível após a próxima consulta.”

O que o sistema grava

A nota entra inteira, com os valores do XML; a diferença física vira uma ocorrência do recebimento, tratada à parte. Diferença acima da tolerância nunca muda valor fiscal: a nota segue o XML do fornecedor.

Os impostos vêm do que o fornecedor destacou: ICMS, FCP, ICMS-ST, FCP-ST e IPI de cada item. PIS/COFINS, IBS/CBS e ISS continuam pelas regras de tributação, e item sem par no XML segue pelas regras. A ST que o fornecedor já recolheu antes (ST retida anteriormente) fica registrada no item, só para informação; não soma no total da nota. Na aba Impostos do documento, ela aparece na coluna Tributo como ICMS-ST retido anteriormente e FCP-ST retido anteriormente. O crédito de ICMS e IPI segue a finalidade da compra, pelo CFOP de entrada da operação: veja o pacote do mês para as colunas do Livro de Entradas. O crédito do ativo (CIAP) o sistema não controla.

Depois de lançar, o sistema compara o total da nota gravada com o do XML e avisa, sem travar, se houver diferença de mais de um centavo; avisa também quando o CFOP de entrada não combina com a origem da nota (mesma UF, outra UF ou exterior), e quando o imposto do XML diverge do que as regras calculariam.

Não entram

• nota cancelada ou denegada, e nota cancelada pelo emitente;
• nota de transferência entre empresas do próprio grupo — a análise mostra a entrada que a transferência já gerou;
• nota que não é de compra (devolução, complemento) e nota já lançada;
• nota não destinada ao CNPJ da empresa, quando ela é só transportadora ou autorizada a baixar o XML;
• nota que a empresa já declarou à SEFAZ como desconhecida ou operação não realizada.

3. Libere a entrada fora da tolerância

Se a diferença passa da tolerância e a ação é Liberação, a entrada fica na aba Aguardando liberação, e a nota não pode ser efetivada pelo botão Efetivar do Portal de Compras. Quem tem a alçada de aprovação do Portal de Compras abre a entrada e:

• Liberar: a tela avisa que liberar “efetiva o documento mesmo com a divergência em relação ao pedido”. A entrada é efetivada;
• Reprovar, informando o Motivo.

4. Trate as ocorrências

Falta e sobra ficam na aba Com ocorrência. Em Ocorrências, Tratar cada uma: Aceitar, Reposição recebida (para a falta) ou Devolução emitida. A ocorrência só é gravada pelo sistema; ninguém a edita pela tela de cadastro.

Permissões

• Ver a tela: a mesma de Notas Recebidas.
• Dar entrada: incluir nota de compra e alterar Notas Recebidas.
• Liberar, reprovar e tratar ocorrência: alterar nota de compra, mais a alçada de aprovação do Portal de Compras.

Depois da entrada

O menu da nota mostra Abrir no Portal de Compras, com o número da entrada. Para devolver parte dela com NF-e referenciando a do fornecedor, veja emitir NF-e de devolução.