Vender a prazo, com reserva de estoque

Quando a venda já está fechada, não precisa passar por orçamento: comece pelo Pedido de Venda. Aprovado, ele separa a mercadoria para o cliente — sem tirá-la do saldo — e o faturamento, depois, gera um título por parcela. A aprovação é onde o sistema confere o desconto e o crédito do cliente.

1. Faça o pedido

No Portal de Vendas, + Novo Documento › Pedido de Venda, e siga as etapas como num orçamento: empresa, cliente, itens — com o Local de onde a mercadoria vai sair —, negociação.

Em Tipo de Negociação, escolha as parcelas — 30/60/90 dias, por exemplo. A etapa Financeiro mostra a previsão, uma linha por parcela:

Na Revisão, Confirmar · Aprovação. O pedido vai para a aprovação.

2. Aprove, se for preciso

Ao ir para a aprovação, o sistema confere o desconto de cada item e o limite de crédito do cliente. O que acontece depois depende dessa conferência:

• Dentro dos limites, e com a permissão de confirmar a operação, o pedido segue sozinho para a Separação, sem ninguém aprovar.
• Passou de um limite, ou o seu usuário não pode confirmar a operação: o pedido para na Aprovação. Na Lista, quem aprova marca o pedido e clica em Aprovar. Veja liberar um pedido que passou do limite.

É a passagem pela Separação — sozinha ou depois do Aprovar — que:

• reserva a quantidade de cada item no local — ela aparece como Quantidade Reservada no Saldo de Estoque, e o saldo físico não muda;
• lança o título a receber como previsto, uma provisão por parcela.

No exemplo, um pedido de R$ 2.132,00 em 30/60/90 dias reservou 50 pacotes de café moído e 30 caixas de cápsulas, e provisionou três parcelas: R$ 710,60, R$ 710,60 e R$ 710,80 — a última parcela absorve os centavos da divisão.

3. Fature

Marque o pedido aprovado e clique em Faturar, como em transformar o orçamento em venda. Confirmada a venda:

• a mercadoria sai do saldo, e a reserva volta a zero;
• as provisões são baixadas e nascem os títulos firmes, um por parcela, com os mesmos valores e vencimentos.

Em Contas a Pagar e Receber, a provisão que fechou passa a Baixado — aqui, “baixado” quer dizer que ela virou obrigação e foi consumida pelo faturamento, não que alguém pagou. Se você fatura só parte do pedido, as parcelas da provisão são consumidas em ordem, até o valor faturado: a parcela que cabe inteira fecha, e a que é maior que o valor faturado é dividida, e o restante dela continua Aberto.