Conferir a mercadoria que chegou antes de dar entrada

Dar entrada na mercadoria sem conferir o que realmente chegou deixa o estoque e o financeiro diferentes do físico. No Kryia One, a operação de compra pode exigir a conferência: quem recebe conta a mercadoria produto a produto, na tela, e só depois a nota entra.

Sem modelo de conferência na operação, nada muda: a entrada continua sendo efetivada com a quantidade da nota ou a digitada.

1. Cadastre o modelo de conferência

Modelo de Conferência fica em Cadastros, ao lado das Operações. Cada modelo tem:

Campo	O que define
Descrição e Ativo	O nome do modelo. Modelo desativado não pode ser escolhido numa operação nova, mas continua valendo onde já está.
Conferência cega	Marcado (o padrão), o conferente não vê os itens nem as quantidades esperadas, só o que ele mesmo leu. Desmarcado, ele vê o documento e a quantidade esperada.
Quando conferir	Antes de lançar: a nota recebida só vira entrada depois da conferência. Antes de efetivar: a entrada fica em rascunho até conferir. Antes de faturar vale só para pedido de venda. Em branco, vale antes de efetivar.
Recontagens	Quantas vezes os itens com diferença são contados de novo, só eles e sem mostrar o esperado, antes de aplicar a ação de divergência. Zero aplica a ação na hora. Em branco, vale 1.
Tolerância de quantidade (%)	A diferença, em percentual da quantidade esperada, que ainda não conta como divergência. Em branco, vale 0.
Ação na falta e Ação na sobra	O que fazer quando chega menos ou mais do que o documento: bloquear (recontar ou cancelar), aceitar com liberação ou aceitar direto.
Produto fora do documento	Quando o conferente lê um produto que não está no documento: recusar a leitura na hora, ou aceitar com liberação — o excesso vira ocorrência de sobra do produto.
Liberação por outro usuário	Marcado (o padrão), quem libera a divergência não pode ter aberto nem contado nada na conferência.
Peso e Tolerância de peso (%)	Se o conferente informa o peso da carga: não registra, opcional ou obrigatório. Passou da tolerância, o sistema só avisa; não bloqueia.
Foto obrigatória na avaria	Registrar mercadoria avariada exige uma foto do item.

Depois, na Tipo de Operação de compra, preencha Modelo de conferência. O mesmo modelo vale para pedido de venda e venda: veja Conferir a mercadoria separada antes de expedir.

2. Dê as permissões

No cadastro do usuário há duas permissões novas:

• Pode efetivar conferência: sem ela, a conferência fica concluída esperando quem possa efetivar;
• Pode liberar divergência de conferência: necessária para efetivar uma conferência com falta, sobra ou produto fora cuja ação no modelo é liberar.

A tela Conferência de recebimento é uma permissão própria, na tela de Acessos: consultar vê, incluir conta e conclui, alterar reconta, cancela e efetiva. Para abrir uma nota ou uma entrada, o usuário também precisa consultar Notas Recebidas ou o documento. A alçada de aprovação da operação não entra na conferência.

3. Confira a mercadoria

Conferência de recebimento fica em Comercial › Rotinas, ou pela busca, e também abre pelo Portal de XML, no menu da nota, em Conferir mercadoria. Nas palavras da tela: “Conte a mercadoria que chegou, lendo o código de barras de cada item. A conferência é cega: o esperado não aparece.”

1. A lista Aguardando conferência traz as notas recebidas e as entradas em rascunho. Cada linha mostra a situação — Sem conferência, Em contagem, Contagem concluída, Conferência efetivada ou Conferência cancelada — e o botão certo: Conferir, Continuar ou Abrir. Buscar por chave de acesso abre direto a nota, lida do código de barras ou digitada com os 44 dígitos. Nota sem pedido que defina a operação pede a Operação de compra.
2. Em Código do produto, aponte o leitor e leia a etiqueta — o leitor “digita” o código e aperta Enter —, ou use Digitar código e a Quantidade da próxima leitura. A cada leitura o campo é limpo e a tela diz se deu certo: “produto: n contada(s)”. Duas leituras iguais contam duas vezes. Itens contados lista o que já foi lido.
3. Se chegou mercadoria danificada, Avaria registra a quantidade avariada do produto já contado, com observação e, quando o modelo exige, a foto da avaria. A quantidade avariada não pode passar da contada.
4. Quando o modelo pede, informe o Peso da carga. Fora da tolerância, a tela só avisa: “É um aviso: não bloqueia a conferência.”
5. Concluir contagem.

Com o modelo cego, a tela nunca mostra a quantidade esperada, a diferença nem o preço — nem depois de concluir.

4. Divergência e efetivação

Se a contagem difere do documento, a tela avisa e mostra, para Falta, Sobra e Produto fora do documento, o que o modelo faz com cada uma:

• bloqueia: recontar os produtos ou cancelar a conferência;
• só é aceita com liberação de quem tem permissão para liberar divergência;
• é aceita direto, sem liberação.

Quando o modelo pede recontagem, Recontar divergentes devolve só os produtos com diferença, sem mostrar o esperado, e só eles são aceitos na leitura. Pedir a recontagem à mão, na conferência cega, é só de quem pode efetivar conferência.

Efetivar conferência aparece só para quem tem a permissão. Sem ela, a tela diz “Aguardando alguém com permissão para efetivar a conferência.”. Cancelar conferência exige o Motivo e descarta a contagem; só se cancela conferência aberta ou concluída, porque a efetivada já produziu efeito.

Efetivada a conferência, a tela orienta: “Agora dê entrada na nota no Portal de XML: a contagem vira a quantidade recebida.”

O que muda no resto do fluxo

• Enquanto a conferência não for efetivada, Efetivar, avançar a etapa, liberar e Dar entrada recusam: “Esta operação exige conferência da mercadoria: conclua e efetive a conferência antes de efetivar o documento.” O documento fica travado para alteração de itens e campos principais, e o rascunho com conferência efetivada só se cancela — não se exclui nem se altera.
• No Portal de XML, cada nota mostra um selo: Aguardando conferência, Em conferência, Conferência concluída — aguardando efetivar ou Conferida — pronta para dar entrada.
• Em Dar entrada, se a operação exige conferência e ela não foi feita, o diálogo avisa “Esta operação exige conferência da mercadoria antes de dar entrada.” e oferece Conferir agora. Se a operação manda usar a conferência, o campo de quantidade vira Quantidade pela conferência, somente leitura.
• A nota nunca tem a quantidade fiscal alterada pela conferência. Na entrada, a nota entra sempre inteira: falta, sobra e avaria viram ocorrência do recebimento, tratada à parte.
• Com a ação liberar, fica registrado quem liberou e quando.

Problemas comuns

“Há itens da nota sem produto vinculado.” Vincule os produtos em Dar entrada, no Portal de XML, e volte a conferir.

“O momento do modelo de conferência não combina com este documento.” Confira a nota recebida antes de lançar, ou o rascunho antes de efetivar, conforme o Quando conferir do modelo.

“Esta nota já tem conferência efetivada.” Dê entrada na nota no Portal de XML.

A conferência concluiu e ninguém efetiva. Falta quem tenha Pode efetivar conferência; peça a essa pessoa.